Política de Privacidade.

A StarMind S/A ("StarMind"), inscrita no CNPJ nº 41.233.730/0001-10, com nome de fantasia Asgard Vendas Digitais, respeita a privacidade e a proteção de dados pessoais de todos os seus usuários, candidatos e clientes corporativos. Esta Política de Privacidade explica como tratamos dados pessoais em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados — "LGPD"), a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e demais normas aplicáveis, observando as bases legais previstas na LGPD e os princípios de finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização.

Esta Política dirige-se a dois públicos: aos candidatos e demais titulares que participam de processos conduzidos pela SophIA, e às empresas contratantes da StarMind e a seus usuários autorizados. Para facilitar a leitura, os principais pontos de cada um estão resumidos abaixo; o texto completo prevalece sobre os resumos.

Capítulo I — Identificação e abrangência desta Política

1.1. Esta Política de Privacidade é editada pela StarMind S/A, sociedade anônima inscrita no CNPJ nº 41.233.730/0001-10, com nome de fantasia Asgard Vendas Digitais e sede no município de Jundiaí, Estado de São Paulo. O endereço completo consta dos instrumentos contratuais celebrados com os Clientes e pode ser obtido mediante solicitação pelos canais indicados nesta Política.

1.2. Esta Política aplica-se a todo o ecossistema SophIA, entendido como o conjunto de aplicações e serviços integrados disponibilizados pela StarMind, incluindo:

• Aplicações de entrevista — por voz, texto ou aplicativo de mensagens, responsáveis pela interação com candidatos, profissionais, prestadores de serviços, fornecedores e demais pessoas convidadas a participar de processos conduzidos por meio da SophIA.
• Aplicação de avaliação — responsável pelo processamento das informações coletadas, pela análise de respostas, currículos e testes e pela produção de avaliações, notas, indicadores e resumos de natureza orientativa.
• Painel Administrativo — ambiente destinado aos usuários autorizados pelo Cliente para configuração de processos, acompanhamento de entrevistas, consulta a resultados, triagem de currículos enviados pelo próprio Cliente, envio de convites e mensagens, solicitação e consulta de documentos, exportação de dados, publicação de vagas em redes sociais e administração dos dados sob sua responsabilidade.
• Portal de Documentos — documentos.starmindai.ai, ambiente no qual o titular, a pedido da empresa contratante, informa os números e a identificação de seus documentos e envia as respectivas cópias, nos termos do Capítulo XIII.
• API SophIA e conectores — interfaces disponibilizadas aos Clientes que as contratem, para acesso aos seus próprios dados e integração com sistemas e assistentes externos escolhidos pelo Cliente, nos termos do Capítulo XIV.

1.3. Esta Política aplica-se ainda aos seguintes ambientes digitais mantidos pela StarMind:

• Site institucional — starmindai.ai e respectivas páginas.
• Portal de Vagas — vagas.starmindai.ai, ambiente de divulgação pública de oportunidades e de cadastro para recebimento de avisos de novas vagas.
• AI Customer Service — solução de atendimento ao cliente por Inteligência Artificial disponibilizada às empresas contratantes, nos termos do Capítulo XXI.

1.4. As referências feitas nesta Política à "plataforma" ou à "SophIA" devem ser compreendidas como referências ao ecossistema descrito no item 1.2, salvo quando o contexto indicar expressamente uma aplicação específica.

1.5. Esta Política complementa os contratos, propostas comerciais, termos de uso, acordos de tratamento de dados e demais documentos aplicáveis. Havendo disposição específica em contrato celebrado com determinado Cliente, prevalecerão, na relação entre as partes, as condições expressamente estabelecidas no respectivo instrumento, observados os direitos assegurados aos titulares pela legislação.

1.6. As empresas contratantes, na qualidade de controladoras, podem manter políticas de privacidade, avisos e termos próprios aplicáveis aos seus processos. Tais documentos são de responsabilidade exclusiva da respectiva empresa contratante e prevalecem quanto às decisões e finalidades por ela definidas.

1.7. Esta Política dirige-se simultaneamente: (i) aos titulares — candidatos, profissionais, prestadores de serviços, fornecedores e demais pessoas que participam de processos conduzidos pela SophIA ou acessam os ambientes da StarMind —, a quem informa como seus dados são tratados e como exercer seus direitos; e (ii) às empresas contratantes e a seus usuários autorizados, a quem descreve, além do tratamento de seus próprios dados, os papéis, as instruções, os deveres e os limites aplicáveis ao uso da plataforma, em complemento ao contrato.

1.8. Ao contratar ou utilizar as aplicações do ecossistema SophIA, o Cliente declara ter ciência desta Política e concorda com as responsabilidades que ela lhe atribui na qualidade de controlador, comprometendo-se a dar conhecimento dela aos seus usuários autorizados. Os usuários autorizados, ao acessarem o Painel Administrativo, atuam em nome e sob a responsabilidade do Cliente.

Capítulo II — Definições

2.1. Para fins desta Política de Privacidade, aplicam-se as seguintes definições, em conformidade com o art. 5º da LGPD:

• Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dado pessoal sensível: dado sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
• Agentes de tratamento: o controlador e o operador.
• Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, armazenamento, compartilhamento ou eliminação.
• Controlador: pessoa natural ou jurídica a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
• Operador: pessoa natural ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador e de acordo com suas instruções.
• Cliente contratante ou Cliente: pessoa jurídica que contrata licenças ou utiliza as aplicações do ecossistema SophIA e que determina as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais inseridos ou coletados por meio da plataforma, especialmente no contexto de seus processos de recrutamento, seleção, avaliação e contratação de profissionais, prestadores de serviços ou fornecedores.
• Usuário autorizado: pessoa natural cadastrada pelo Cliente para acessar o Painel Administrativo, que age em nome e sob a responsabilidade do Cliente.
• Titular de dados: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais tratados, tais como candidatos, profissionais, prestadores de serviços, visitantes dos ambientes digitais e representantes das empresas contratantes.
• Etapa de Documentos: funcionalidade por meio da qual o Cliente, a seu critério, solicita ao titular o envio de documentos pessoais no contexto de um processo seletivo, nos termos do Capítulo XIII.
• Configurações do Cliente: escolhas realizadas pelo Cliente ou por seus usuários autorizados nas aplicações — tais como documentos padrão, documentos personalizados, prazos de validade de links, prazos de guarda, modelos de mensagem, critérios de vaga e integrações —, que constituem instruções do controlador à StarMind para fins do art. 39 da LGPD.
• Suboperador: terceiro contratado pela StarMind para executar, sob sua responsabilidade, parcela das operações de tratamento necessárias à prestação dos serviços.
• Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.
• Anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis que resultem na impossibilidade de associação do dado a um indivíduo.
• Eliminação: exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.
• Encarregado: pessoa indicada pela StarMind para atuar como canal de comunicação entre a empresa, os titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Capítulo III — Papéis de controladora e operadora

3.1. A StarMind atua em dois papéis distintos, conforme a natureza da atividade de tratamento. A correta identificação do papel determina a quem o titular deve dirigir suas solicitações e quem responde por cada decisão.

3.2. A StarMind atua como OPERADORA, tratando dados por conta e sob instrução do Cliente contratante, nas seguintes atividades:

• dados coletados de candidatos, profissionais, prestadores de serviços e fornecedores no âmbito dos processos configurados pelo Cliente;
• conteúdo das entrevistas e respectivas transcrições, gravações e registros;
• currículos, testes e demais materiais enviados pelo titular no contexto de um processo;
• avaliações, notas, indicadores e resumos produzidos a partir desses dados;
• Banco de Talentos do respectivo Cliente, nos termos do Capítulo XII;
• documentos pessoais, números e informações de identificação solicitados pelo Cliente na Etapa de Documentos, nos termos do Capítulo XIII;
• currículos, listas de contatos, planilhas e demais dados inseridos pelo próprio Cliente na plataforma, nos termos do Capítulo XIV;
• mensagens, convites, retornos e comunicações enviados aos titulares em nome do Cliente;
• dados exportados pelo Cliente ou disponibilizados a integrações por ele autorizadas.

3.3. Nessas hipóteses, o Cliente contratante é o CONTROLADOR: cabe a ele definir as finalidades do processo, os requisitos aplicados, os documentos solicitados, os prazos de guarda configuráveis, os critérios de decisão e o destino dos dados, respondendo pelas decisões tomadas em seus processos seletivos, de avaliação ou de contratação.

3.4. Em conformidade com o art. 39 da LGPD, a StarMind realiza o tratamento segundo as instruções fornecidas pelo Cliente, as quais se expressam no contrato, nesta Política e nas Configurações do Cliente. A StarMind não decide, em nome do Cliente, quais dados coletar, quais documentos solicitar, quais titulares avaliar, convidar, aprovar, reprovar ou contratar.

3.5. A StarMind atua como CONTROLADORA, determinando as finalidades e os meios do tratamento, nas seguintes atividades:

• dados de navegação e cookies do site institucional e do Portal de Vagas;
• cadastro para recebimento de avisos de novas vagas no Portal de Vagas;
• dados cadastrais e de contato de representantes dos Clientes, de usuários autorizados e de interessados comerciais;
• dados de autenticação dos usuários autorizados, inclusive quando realizada por meio de provedores de identidade como Google ou Microsoft;
• dados de faturamento, cobrança e cumprimento de obrigações fiscais;
• registros técnicos, de acesso e de auditoria utilizados para segurança da informação, autenticação, prevenção a fraudes, apuração de incidentes e defesa de direitos, inclusive os registros de acesso ao Portal de Documentos;
• comunicações institucionais e comerciais realizadas pela própria StarMind, nos termos do Capítulo XX;
• avaliação de qualidade e aprimoramento das suas aplicações, nos termos do item 11.6.

3.6. Quando a StarMind atuar como operadora, as solicitações de titulares relativas a decisões do processo seletivo, de avaliação ou de contratação, bem como à solicitação, ao conteúdo, ao uso ou à guarda de documentos, serão encaminhadas ao Cliente controlador, na forma dos Capítulos X e XI.

Capítulo IV — Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)

4.1. Em atendimento ao art. 41 da LGPD, a StarMind indica formalmente a sua Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais e o respectivo substituto, cujas identidades e informações de contato são divulgadas publicamente nesta Política:

4.2. Compete ao Encarregado aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; receber comunicações da ANPD e adotar providências; orientar os colaboradores e contratados da StarMind a respeito das práticas a serem observadas em relação à proteção de dados pessoais; e executar as demais atribuições determinadas pela StarMind ou estabelecidas em normas complementares.

4.3. O substituto indicado no item 4.1 assume integralmente as atribuições descritas no item 4.2 nas ausências, impedimentos ou afastamentos da Encarregada, assegurando a continuidade do canal de comunicação com os titulares e com a ANPD.

4.4. O endereço eletrônico indicado no item 4.1 é o canal oficial único de contato com a Encarregada e com o seu substituto, sendo o meio oficial para o exercício dos direitos previstos no Capítulo X, para comunicações relativas a incidentes de segurança e para quaisquer questões relacionadas ao tratamento de dados pessoais pela StarMind.

4.5. O Encarregado da StarMind não substitui o encarregado do Cliente controlador. Questões sobre os tratamentos sob controle do Cliente devem ser dirigidas também ao canal de privacidade por ele indicado.

Capítulo V — Bases legais do tratamento

5.1. Nas atividades em que atua como controladora, a StarMind fundamenta o tratamento nas seguintes hipóteses do art. 7º da LGPD:

• Execução de contrato ou de procedimentos preliminares — para a prestação dos serviços contratados e a gestão do relacionamento com o Cliente e seus usuários autorizados.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória — incluindo a guarda de registros de acesso prevista no art. 15 da Lei nº 12.965/2014 e obrigações fiscais.
• Legítimo interesse — para segurança da informação, autenticação, prevenção a fraudes, auditoria, apuração e defesa em processos, avaliação de qualidade e aprimoramento das aplicações e comunicações institucionais e comerciais compatíveis com a expectativa do titular.
• Consentimento — para o cadastro de avisos de novas vagas no Portal de Vagas e a utilização de cookies não essenciais.
• Exercício regular de direitos — em processo judicial, administrativo ou arbitral.
• Proteção do crédito — quando aplicável às operações de faturamento e cobrança.

5.2. Nas atividades em que atua como operadora, a definição e a comprovação da base legal competem ao Cliente controlador. As bases legais indicadas nesta Política para tais atividades — tipicamente a execução de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual o titular seja parte (art. 7º, V), o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II), o exercício regular de direitos (art. 7º, VI) e o legítimo interesse (art. 7º, IX) — são referenciais e não afastam a responsabilidade do Cliente de avaliar e documentar a hipótese aplicável a cada tratamento que determina.

5.3. Sempre que o tratamento realizado pela StarMind como controladora se fundamentar em legítimo interesse, a StarMind realiza avaliação prévia da adequação entre a finalidade pretendida, a necessidade do tratamento e as legítimas expectativas e direitos fundamentais do titular, adotando medidas de mitigação de riscos e assegurando o direito de oposição previsto no art. 18, §2º da LGPD.

5.4. Quando o tratamento se fundamentar em consentimento, este será colhido de forma destacada, para finalidade determinada, e poderá ser revogado a qualquer momento por procedimento gratuito e facilitado, sem prejuízo da legalidade do tratamento realizado anteriormente à revogação.

5.5. As manifestações de ciência ou concordância colhidas do titular nas aplicações — como a confirmação exibida antes de uma entrevista ou no acesso ao Portal de Documentos — têm por finalidade informar o titular e registrar a sua ciência. Elas não substituem a base legal definida pelo Cliente controlador nem transferem à StarMind a responsabilidade por essa definição.

5.6. A utilização das aplicações do ecossistema SophIA não implica, por si só, consentimento para finalidades não descritas nesta Política.

Capítulo VI — Dados pessoais tratados

6.1. Poderão ser tratados os dados pessoais necessários para viabilizar a utilização das aplicações e a participação dos titulares nos processos conduzidos pelas empresas contratantes. A escolha dos dados efetivamente coletados em cada processo, observado o princípio da necessidade, compete ao Cliente controlador.

6.2. Entre os dados que podem ser tratados estão, conforme a aplicação utilizada e as Configurações do Cliente:

• Dados de identificação: nome completo, CPF ou CNPJ, endereço de e-mail, número de telefone, cidade, endereço, cargo e empresa, informados diretamente pelo titular ou inseridos pela empresa contratante.
• Dados técnicos e de navegação: endereço IP, registros de acesso, identificadores de sessão e informações do dispositivo utilizado, coletados automaticamente durante a utilização dos serviços.
• Dados profissionais: informações constantes do currículo, experiência, formação, qualificações, pretensão salarial e demais informações fornecidas no contexto de processos seletivos ou de avaliação.
• Dados produzidos durante entrevistas: áudio, transcrições, respostas, resultados de testes e análises comportamentais, obtidos por meio da captação de áudio pelo microfone do dispositivo utilizado e das interações realizadas na plataforma.
• Imagem e vídeo (recurso opcional): a captação de imagem e vídeo pela câmera do dispositivo constitui configuração opcional, habilitada a critério exclusivo do Cliente contratante. Quando habilitada, o titular é informado antes do início da entrevista. Quando não habilitada, nenhuma imagem ou vídeo é captado ou armazenado.
• Documentos pessoais e seus números (Etapa de Documentos): quando — e somente se — solicitados pelo Cliente, cópias em PDF e números ou identificação de documentos como carteira de identidade (RG ou CIN), CPF, título de eleitor, certidão de nascimento ou casamento, carteira de trabalho, PIS/PASEP/NIS, certificado de reservista, comprovante de escolaridade, comprovante de residência, dados bancários para pagamento, carteira nacional de habilitação, registro em conselho profissional e documentos personalizados definidos pelo Cliente, bem como a declaração do titular de que não possui determinado documento, quando admitida.
• Dados inseridos pelo Cliente: currículos obtidos pelo próprio Cliente e enviados à plataforma para triagem, listas e planilhas de contatos usadas para convites, anotações, status e informações registradas pelos usuários autorizados.
• Dados de usuários autorizados: nome, e-mail corporativo, perfil de acesso, registros de auditoria e, quando utilizado login por Google ou Microsoft, as informações de identificação fornecidas pelo respectivo provedor de identidade.
• Dados de contas conectadas pelo Cliente: identificador e nome das contas de redes sociais que o Cliente conectar para publicação de vagas, e o conteúdo das publicações.
• Dados de contato para avisos de vagas: endereço de e-mail informado voluntariamente no Portal de Vagas, exclusivamente para recebimento de comunicações sobre novas oportunidades.
• Dados financeiros do Cliente: endereço de faturamento e histórico de pagamentos, informados pelo Cliente contratante para fins de contratação, faturamento e cobrança.

6.3. A StarMind não exige do titular, por iniciativa própria, o fornecimento de dados pessoais sensíveis, observado o disposto no Capítulo VIII.

Capítulo VII — Finalidades do tratamento de dados

7.1. Os dados pessoais são utilizados conforme a tabela abaixo, que detalha cada categoria de dado, o tipo de tratamento aplicado, a respectiva finalidade e a base legal correspondente. Nas atividades em que a StarMind atua como operadora, a base legal indicada é referencial, nos termos do item 5.2.

7.2. Os dados também poderão ser tratados para atender solicitações de autoridades públicas ou órgãos reguladores, quando exigido por lei ou por determinação de autoridade competente.

Capítulo VIII — Dados pessoais sensíveis e ausência de tratamento biométrico

8.1. A StarMind não realiza reconhecimento facial, identificação por voz, verificação de identidade por características físicas ou comportamentais, nem qualquer outra forma de tratamento de dados biométricos no ecossistema SophIA.

8.2. O áudio e, quando habilitado pelo Cliente, a imagem captados durante a entrevista destinam-se exclusivamente à condução da própria entrevista, ao registro da interação e à produção das análises orientativas descritas no Capítulo XI, não sendo utilizados para identificação biométrica do titular.

8.3. Documentos enviados na Etapa de Documentos podem conter fotografia, assinatura ou impressão digital do titular, como ocorre em documentos de identidade e na carteira de habilitação. Tais elementos são armazenados apenas como parte da cópia do documento: a StarMind não extrai, compara, indexa nem utiliza esses elementos para identificação ou autenticação biométrica, e os documentos não são submetidos a modelos de Inteligência Artificial.

8.4. A StarMind não solicita, por iniciativa própria, informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, saúde, vida sexual ou dados genéticos.

8.5. A StarMind reconhece que, em razão da natureza aberta das entrevistas e dos documentos, o titular pode eventualmente mencionar ou enviar, por iniciativa própria, informações que configurem dados pessoais sensíveis. Nessa hipótese:

• tais informações não são solicitadas, induzidas ou requeridas pela StarMind;
• não são utilizadas pela plataforma como critério de avaliação, pontuação ou classificação do titular;
• não são objeto de categorização automatizada com base nas categorias do art. 5º, II da LGPD;
• recebem o mesmo padrão de segurança e confidencialidade aplicável aos demais dados, observado o art. 11 da LGPD.

8.6. A Etapa de Documentos não se destina à coleta de dados de saúde — como atestados, laudos, exames ou informações médicas — nem de quaisquer outros dados sensíveis. Caso o Cliente, por meio de documentos personalizados ou de qualquer outra funcionalidade, solicite dados dessa natureza, ou conduza processo destinado a vagas afirmativas ou reservadas a pessoas com deficiência, caberá exclusivamente ao Cliente, na qualidade de controlador, definir a base legal aplicável nos termos do art. 11 da LGPD, prestar as informações devidas aos titulares e responder pela licitude do tratamento.

8.7. A StarMind adota medidas para que os mecanismos de avaliação não produzam efeitos discriminatórios ilícitos ou abusivos, em observância ao princípio da não discriminação previsto no art. 6º, IX da LGPD.

Capítulo IX — Tratamento de dados de crianças e adolescentes

9.1. As aplicações do ecossistema SophIA são destinadas a maiores de 18 (dezoito) anos. Ao utilizar a plataforma, o titular declara possuir 18 anos completos ou mais, ressalvado o disposto no item 9.2.

9.2. O Cliente contratante poderá conduzir processos destinados a programas de estágio, aprendizagem ou outras modalidades que admitam a participação de adolescentes. Nessa hipótese, o tratamento observará o art. 14 da LGPD e será realizado no melhor interesse do adolescente.

9.3. Nos processos referidos no item 9.2, cabe exclusivamente ao Cliente contratante, na qualidade de controlador: sinalizar previamente à StarMind a natureza do processo; obter, quando exigível, o consentimento específico e em destaque de ao menos um dos pais ou do responsável legal; avaliar a pertinência de solicitar documentos do adolescente e de seus responsáveis; e assegurar que as informações sobre o tratamento sejam prestadas de forma simples, clara e acessível.

9.4. A StarMind não realiza envio de comunicações comerciais ou de marketing a titulares menores de 18 anos e não condiciona a participação em qualquer processo ao fornecimento de informações além das definidas pelo Cliente.

9.5. Os pais ou responsáveis legais poderão, a qualquer momento, solicitar informações sobre o tratamento, a correção ou a eliminação dos dados do adolescente por meio do canal do Encarregado indicado no Capítulo IV, observado o encaminhamento ao Cliente controlador previsto no item 10.5.

Capítulo X — Direitos dos titulares

10.1. O titular poderá, a qualquer momento, exercer os direitos previstos no art. 18 da LGPD, a saber:

• Confirmação da existência de tratamento.
• Acesso aos dados pessoais tratados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
• Portabilidade a outro fornecedor de serviço ou produto, conforme regulamentação da ANPD.
• Eliminação dos dados tratados com consentimento, observadas as hipóteses legais de conservação previstas no art. 16 da LGPD.
• Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais foi realizado uso compartilhado de dados.
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa.
• Revogação do consentimento, quando esta for a base legal aplicável.
• Oposição a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento da LGPD.
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, nos termos do art. 20 da LGPD e do Capítulo XI desta Política.
• Petição perante a ANPD, nos termos do art. 18, §1º da LGPD.

10.2. As solicitações devem ser encaminhadas ao Encarregado, pelo e-mail [email protected], indicando o direito que se pretende exercer e as informações que permitam localizar o registro correspondente, tais como nome completo, e-mail utilizado e, quando aplicável, a empresa ou o processo a que se refere a participação.

10.3. Para proteção do próprio titular, a StarMind poderá adotar medidas razoáveis de verificação de identidade antes de atender à solicitação, podendo recusar o atendimento quando não for possível comprovar a identidade do solicitante. Por segurança, a StarMind não envia cópias de documentos pessoais por e-mail em resposta a solicitações.

10.4. Quando a StarMind atuar como controladora, os pedidos serão respondidos nos seguintes prazos, contados do recebimento da solicitação devidamente instruída:

• Confirmação de existência de tratamento ou acesso: em formato simplificado, de imediato sempre que possível, ou por declaração clara e completa em até 15 (quinze) dias, nos termos do art. 19, I e II da LGPD.
• Demais solicitações: em até 15 (quinze) dias, prorrogáveis mediante justificativa comunicada ao titular, quando a complexidade do pedido assim exigir.

10.5. Quando a StarMind atuar como operadora, e a solicitação disser respeito a dados sob controle do Cliente contratante — notadamente decisões de processos seletivos, avaliação, aprovação, reprovação ou contratação, a solicitação, o conteúdo, a correção, o uso ou a guarda de documentos, o Banco de Talentos e os dados inseridos pelo Cliente —, a StarMind encaminhará a solicitação ao Cliente controlador em até 5 (cinco) dias úteis, comunicando o titular a respeito do encaminhamento e da identificação do controlador responsável. O atendimento do pedido, nessas hipóteses, compete ao Cliente, cabendo à StarMind prestar o apoio técnico previsto em contrato.

10.6. Documentos já enviados no Portal de Documentos não podem ser alterados pelo titular. A correção de documentos ou de números informados deve ser solicitada ao Cliente, que poderá, a seu critério, reabrir a solicitação para os documentos que indicar.

10.7. O exercício dos direitos é gratuito. A StarMind poderá deixar de atender, total ou parcialmente, solicitações manifestamente excessivas, repetitivas ou infundadas, mediante justificativa ao titular, bem como quando a conservação dos dados for exigida por obrigação legal ou para o exercício regular de direitos.

Capítulo XI — Inteligência Artificial, tratamento automatizado e decisões

11.1. As aplicações do ecossistema SophIA utilizam recursos de Inteligência Artificial para conduzir entrevistas, organizar informações, analisar respostas, currículos e testes, produzir resumos, notas e indicadores, sugerir textos de mensagens e responder a consultas dos usuários autorizados no Painel Administrativo.

11.2. A SophIA não toma decisões que afetem os interesses dos titulares. As avaliações, notas, indicadores, scores, aderências e resumos produzidos pela plataforma possuem natureza exclusivamente orientativa e de apoio, não constituindo aprovação, reprovação, classificação final, recomendação vinculante ou qualquer decisão a respeito do titular.

11.3. As decisões relativas a processos seletivos, solicitação de documentos, contratação, avaliação, qualificação de fornecedores ou quaisquer outras que produzam efeitos ao titular são tomadas exclusiva e integralmente pela empresa contratante, por meio de seus usuários autorizados e segundo critérios próprios, cabendo a ela a condição de controladora e a responsabilidade por tais decisões, inclusive pela revisão humana das informações produzidas pela plataforma.

11.4. Em razão do disposto nos itens 11.2 e 11.3, os pedidos fundados no art. 20 da LGPD observarão o seguinte encaminhamento:

• Pedidos relativos à decisão do processo — aprovação, reprovação, classificação, seleção ou contratação — devem ser dirigidos à empresa contratante, na qualidade de controladora. Recebido tal pedido pela StarMind, será encaminhado nos termos do item 10.5.
• Pedidos relativos ao funcionamento da plataforma — natureza das análises produzidas e critérios gerais utilizados — serão respondidos diretamente pela StarMind, observados os segredos comercial e industrial, nos termos do art. 20, §1º da LGPD.

11.5. A StarMind adota medidas técnicas e organizacionais destinadas a reduzir riscos de vieses indevidos e de discriminação algorítmica, e mantém critérios de avaliação vinculados a requisitos, competências e parâmetros previamente cadastrados pelo Cliente para o respectivo cargo, vaga, função, serviço ou processo. O conteúdo desses requisitos e parâmetros é de responsabilidade do Cliente.

11.6. Quanto à utilização de dados para desenvolvimento de modelos de Inteligência Artificial:

• os dados produzidos nas entrevistas não são cedidos, comercializados ou disponibilizados a terceiros para treinamento de modelos de Inteligência Artificial de sua propriedade;
• sempre que a opção esteja disponível nos serviços contratados, a StarMind adota as configurações que restringem a utilização, pelos provedores, dos dados a eles enviados para fins de treinamento de seus modelos;
• a StarMind poderá utilizar dados de entrevistas e avaliações, em ambiente controlado e de acesso restrito, para avaliação de qualidade, medição de desempenho e ajuste dos mecanismos próprios de análise, com fundamento em legítimo interesse, adotando preferencialmente dados agregados, pseudonimizados ou anonimizados, e sem que dessa atividade resulte qualquer efeito sobre o titular no processo em que participou;
• os documentos e números informados na Etapa de Documentos estão excluídos de qualquer utilização prevista neste item;
• o titular poderá se opor a essa utilização por meio do canal do Encarregado.

11.7. Textos sugeridos por Inteligência Artificial no Painel Administrativo — como descrições de vagas, modelos de mensagens e publicações — são rascunhos que dependem de revisão e aprovação de um usuário autorizado. Uma vez aprovados, enviados ou publicados, passam a ser conteúdo do Cliente, que responde por eles.

11.8. A StarMind poderá alterar modelos, versões, provedores ou estratégias de roteamento de Inteligência Artificial, sempre observados os mesmos padrões de segurança, confidencialidade e proteção de dados descritos nesta Política.

Capítulo XII — Banco de Talentos

12.1. O Banco de Talentos é o ambiente, disponível no Painel Administrativo, no qual a empresa contratante pode consultar os perfis dos titulares que participaram de seus próprios processos, com a finalidade de identificar candidatos compatíveis com novas oportunidades.

12.2. O Banco de Talentos é exclusivo de cada empresa contratante. A StarMind não realiza cruzamento, compartilhamento ou consulta de perfis entre Clientes distintos, e nenhum Cliente tem acesso a titulares que tenham participado de processos de outro Cliente.

12.3. O tratamento realizado no Banco de Talentos fundamenta-se no legítimo interesse do Cliente contratante, na qualidade de controlador, decorrendo da expectativa legítima criada pela candidatura do titular a oportunidade daquela mesma empresa. A StarMind atua, nessa atividade, como operadora.

12.4. O titular é informado, no momento da participação, sobre a possibilidade de manutenção de seu perfil no Banco de Talentos da respectiva empresa e sobre o seu direito de oposição, que poderá ser exercido a qualquer momento, de forma gratuita, pelo canal do Encarregado ou diretamente junto à empresa contratante.

12.5. Exercido o direito de oposição, o perfil do titular será removido do Banco de Talentos da respectiva empresa, sem prejuízo da conservação de dados exigida por obrigação legal ou para exercício regular de direitos.

12.6. Os documentos da Etapa de Documentos não integram o Banco de Talentos e não são exibidos em consultas de compatibilidade com novas vagas.

12.7. Os perfis mantidos no Banco de Talentos observam o prazo de retenção previsto no Capítulo XVIII e a vigência do contrato celebrado com a respectiva empresa contratante.

Capítulo XIII — Etapa de Documentos e Portal de Documentos

a) Natureza e papéis

13.1. A Etapa de Documentos é uma funcionalidade opcional da plataforma por meio da qual o Cliente, por decisão própria e por meio de seus usuários autorizados, solicita a candidatos que participam de seus processos o envio de cópias e dos números ou da identificação de documentos pessoais. A StarMind não solicita documentos por iniciativa própria e não participa da decisão de solicitá-los.

13.2. Nessa atividade, o Cliente é o controlador e a StarMind é operadora, limitando-se a fornecer os meios técnicos de envio do convite, recepção, armazenamento, disponibilização, exportação e eliminação dos documentos, conforme as Configurações do Cliente.

13.3. Compete exclusivamente ao Cliente: decidir se, quando e a quais titulares solicitar documentos; escolher quais documentos solicitar em cada envio; definir documentos personalizados e seus rótulos; avaliar a necessidade, a pertinência e a licitude de cada documento em face da finalidade do processo e da legislação aplicável — inclusive a legislação trabalhista e a Lei nº 9.029/1995, que proíbe práticas discriminatórias no acesso à relação de trabalho —; definir a validade dos links e o prazo de guarda; e decidir sobre o uso posterior dos documentos.

13.4. A lista de documentos sugerida pela plataforma, bem como os documentos marcados como padrão, possui caráter meramente referencial e operacional. Ela não constitui recomendação jurídica e não indica que todos os documentos sejam necessários, adequados ou permitidos em determinado processo, cargo ou momento. A exigência de documentos como certidão de antecedentes criminais, informações de crédito ou outros que possam implicar discriminação somente é admitida em hipóteses restritas, conforme a legislação e a jurisprudência trabalhista, cabendo ao Cliente essa avaliação.

b) Como funciona

13.5. Ao solicitar documentos, o Cliente escolhe os destinatários e os documentos do envio. O titular recebe, no e-mail informado no processo, uma mensagem enviada pela plataforma em nome do Cliente, com link pessoal para o Portal de Documentos (documentos.starmindai.ai), válido pelo prazo definido pelo Cliente — de 1 a 168 horas, com padrão de 12 horas.

13.6. Para acessar o Portal, o titular confirma o mesmo endereço de e-mail e o mesmo CPF utilizados no processo, conforme registrados pelo Cliente, e manifesta ciência sobre o uso das informações no processo seletivo. Tentativas sucessivas com dados que não conferem resultam em bloqueio temporário do link. A sessão de acesso é temporária e não ultrapassa a validade do link.

13.7. Para cada documento solicitado, o titular informa os números ou a identificação correspondente e anexa uma cópia em formato PDF, com limite de tamanho por arquivo. O envio final somente é liberado quando todos os documentos solicitados estiverem completos ou, nos casos admitidos, quando o titular declarar não possuir determinado documento. Após o envio final, o titular não pode alterar o que enviou.

13.8. O Cliente poderá reenviar o link, cancelar a solicitação ou pedir a correção de documentos específicos, hipóteses em que um novo link é gerado e o anterior deixa de funcionar. Em nova solicitação ao mesmo titular, documentos já recebidos e ainda guardados poderão ser aproveitados, para que o titular não precise reenviá-los.

c) O que a StarMind faz e o que não faz

13.9. A plataforma realiza apenas verificações automáticas de formato — como a conferência de dígitos verificadores de CPF, PIS/PASEP/NIS e título de eleitor, a conferência de que o CPF informado corresponde ao registrado no processo e a conferência de que o arquivo é um PDF dentro do limite de tamanho. Essas verificações destinam-se a reduzir erros de digitação e não atestam a autenticidade, a validade, a vigência ou a titularidade dos documentos.

13.10. A StarMind não:

• confere a autenticidade dos documentos nem os valida junto a órgãos emissores, cartórios, instituições financeiras ou quaisquer bases públicas ou privadas;
• realiza pesquisas de antecedentes, consultas de crédito ou verificações de histórico;
• submete os documentos ou os números informados a modelos de Inteligência Artificial, nem os utiliza para avaliação, pontuação ou classificação do titular;
• utiliza os documentos para qualquer finalidade própria, inclusive comercial, estatística ou de treinamento;
• realiza pagamentos, movimentações financeiras ou qualquer operação com os dados bancários eventualmente informados;
• é empregadora, intermediadora de mão de obra ou parte de qualquer relação de trabalho, de prestação de serviços ou de fornecimento entre o titular e o Cliente;
• realiza admissão, registro de empregado, envio de informações a sistemas governamentais ou qualquer outra providência de contratação, que competem exclusivamente ao Cliente.

13.11. O e-mail enviado ao titular e o Portal de Documentos informam expressamente que a solicitação faz parte do processo seletivo e não constitui promessa de contratação. A decisão de contratar, ou não, o titular é exclusiva do Cliente, assim como quaisquer comunicações, compromissos ou expectativas que o Cliente estabeleça com o titular fora das mensagens padronizadas da plataforma.

d) Acesso, exportação e guarda

13.12. Os documentos ficam em armazenamento privado, separado por Cliente, e são acessados pelos usuários autorizados do Cliente por meio de links temporários, com registro de auditoria. O Cliente é responsável por definir quais usuários têm acesso ao Painel Administrativo e com qual nível de visibilidade.

13.13. O Cliente pode exportar os documentos, os números informados e um resumo em arquivo compactado. Uma vez exportados, baixados, impressos, copiados ou transferidos para sistemas do Cliente ou de terceiros por ele escolhidos, os documentos deixam o ambiente controlado pela StarMind e passam à custódia e à responsabilidade exclusivas do Cliente. A eliminação realizada na plataforma não alcança essas cópias.

13.14. Os documentos e números são eliminados automaticamente ao fim do prazo de guarda definido pelo Cliente — entre 30 (trinta) dias e 5 (cinco) anos, com padrão de 180 (cento e oitenta) dias, contados do envio pelo titular ou, se não houver envio, da solicitação —, bem como quando o Cliente excluir o registro do candidato na plataforma, nos termos do Capítulo XVIII. Após a eliminação, permanece apenas o registro de que a solicitação existiu, sem arquivos nem números.

13.15. Cabe ao Cliente, antes do fim do prazo de guarda ou da exclusão do candidato, exportar e conservar em seus próprios sistemas os documentos que precise manter por força de obrigação legal, trabalhista, previdenciária ou fiscal. A StarMind não é responsável pela guarda de documentos para fins de cumprimento das obrigações do Cliente.

Capítulo XIV — Dados inseridos pelo Cliente e integrações por ele autorizadas

a) Dados inseridos pelo Cliente

14.1. O Cliente pode inserir dados pessoais na plataforma por iniciativa própria, como currículos obtidos por outros meios e enviados para triagem, planilhas e listas de contatos utilizadas para convites por e-mail ou aplicativo de mensagens, anotações e alterações de status. Nessas hipóteses, o Cliente é o único responsável pela origem lícita desses dados, pela existência de base legal para o seu tratamento e para o contato com os titulares, e pelas informações prestadas a eles.

14.2. O conteúdo das mensagens enviadas aos titulares em nome do Cliente — convites, retornos, feedbacks e avisos — é definido pelo Cliente, inclusive quando elaborado a partir de modelos ou de sugestões de Inteligência Artificial, e é de sua responsabilidade.

b) API, conectores e assistentes de terceiros

14.3. O Cliente pode autorizar o acesso aos seus dados por sistemas de terceiros — como sistemas de gestão de pessoas, plataformas de parceiros ou assistentes de Inteligência Artificial conectados à sua conta por meio da API SophIA ou de conectores disponibilizados pela StarMind. A autorização é concedida pelo Cliente ou por seus usuários autorizados, que escolhem o terceiro e o escopo de acesso.

14.4. Os dados acessados por esses terceiros passam a ser tratados também por eles, segundo os contratos e as políticas que o Cliente mantém com cada um. A StarMind não controla, não supervisiona e não responde pelo tratamento realizado por sistemas, assistentes ou provedores escolhidos pelo Cliente, limitando-se a disponibilizar o acesso autorizado com as medidas de segurança descritas nesta Política.

c) Publicação em redes sociais

14.5. O Cliente pode conectar contas próprias de redes sociais para publicar vagas a partir do Painel Administrativo. A conexão, o conteúdo publicado e a escolha das redes são definidos pelo Cliente. O tratamento de dados realizado pelas próprias redes sociais — inclusive em relação às pessoas que visualizam ou interagem com as publicações — segue os termos e as políticas de cada rede, sobre os quais a StarMind não tem ingerência.

Capítulo XV — Compartilhamento de dados e suboperadores

a) Disponibilização às empresas contratantes

15.1. Os dados cadastrais, as informações fornecidas durante a participação, os documentos solicitados e os resultados produzidos são disponibilizados à empresa contratante responsável pela vaga, processo seletivo ou avaliação, na qualidade de controladora, exclusivamente para permitir a condução e a avaliação do respectivo processo.

15.2. As empresas contratantes que acessam dados por meio das aplicações:

• são responsáveis pela guarda, sigilo e utilização adequada das informações às quais tenham acesso, inclusive dos documentos e das cópias que exportarem;
• devem manter a confidencialidade das credenciais de acesso e senhas utilizadas;
• respondem pelos incidentes decorrentes de uso indevido, acesso não autorizado ou vazamento de dados sob sua responsabilidade, inclusive por atos de seus usuários autorizados;
• podem autorizar ou não a divulgação pública das vagas no Portal de Vagas e em redes sociais.

b) Suboperadores e prestadores de serviços

15.3. A StarMind utiliza fornecedores especializados para executar parcelas das operações necessárias à prestação dos serviços. Tais fornecedores atuam como suboperadores, sob obrigações contratuais de confidencialidade e proteção de dados, e somente podem tratar os dados conforme as instruções da StarMind e as finalidades desta Política.

15.4. As categorias de suboperadores atualmente utilizadas e as respectivas regiões de processamento são:

• Infraestrutura de aplicações e computação em nuvem (PaaS) — Estados Unidos.
• Banco de dados e armazenamento de arquivos, inclusive dos documentos — Estados Unidos.
• Cópias de segurança — Estados Unidos.
• Serviços, modelos e APIs de Inteligência Artificial, inclusive de voz — Estados Unidos e outros países, conforme o provedor e o recurso utilizado.
• Envio de e-mails transacionais e comunicações — Estados Unidos.
• Mensageria e comunicação por aplicativos de mensagens — Estados Unidos.
• Integração para publicação em redes sociais — exterior, conforme o provedor.
• Processamento de pagamentos — Brasil.
• Consulta e complementação de endereços e códigos postais — Brasil.

15.5. A relação nominal atualizada dos suboperadores está disponível aos Clientes contratantes mediante solicitação pelos canais indicados nesta Política e poderá integrar os instrumentos contratuais celebrados. A StarMind poderá substituir, adicionar ou remover suboperadores sempre que necessário para desempenho, segurança, disponibilidade, continuidade ou evolução tecnológica, mantidos os padrões de proteção descritos nesta Política.

c) Outros compartilhamentos

15.6. Os dados também poderão ser compartilhados, quando necessário, com:

• autoridades públicas ou órgãos reguladores, quando houver obrigação legal ou determinação de autoridade competente;
• advogados, auditores e consultores, sob dever de sigilo, para exercício regular de direitos;
• terceiros envolvidos em operações societárias, como fusão, aquisição ou incorporação, sempre mediante adoção de medidas adequadas de confidencialidade e proteção de dados, com comunicação aos titulares quando exigível.

15.7. A StarMind não comercializa dados pessoais e não os disponibiliza a terceiros para finalidades próprias destes, ressalvadas as hipóteses expressamente previstas nesta Política e as integrações autorizadas pelo Cliente nos termos do Capítulo XIV.

Capítulo XVI — Transferência internacional de dados

16.1. Em razão da arquitetura tecnológica descrita no Capítulo XV, o tratamento de dados pessoais realizado pela StarMind envolve transferência internacional de dados, notadamente para provedores de infraestrutura em nuvem, banco de dados e armazenamento — inclusive dos documentos da Etapa de Documentos —, Inteligência Artificial, envio de e-mails e mensageria, com processamento predominantemente localizado nos Estados Unidos da América.

16.2. As transferências internacionais realizadas pela StarMind observam o disposto nos arts. 33 a 36 da LGPD e a regulamentação da ANPD, e fundamentam-se, conforme o caso, nas seguintes hipóteses:

• oferecimento de garantias de cumprimento dos princípios e dos direitos do titular por meio de instrumentos contratuais celebrados com os provedores, incluindo cláusulas de proteção de dados e obrigações de confidencialidade e segurança;
• necessidade para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual o titular seja parte;
• necessidade para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória ou para o exercício regular de direitos.

16.3. A StarMind avalia previamente os fornecedores quanto à adequação de suas práticas de segurança e proteção de dados e adota medidas técnicas de proteção durante a transmissão e o armazenamento, incluindo criptografia em trânsito.

16.4. A StarMind acompanha a regulamentação editada pela ANPD sobre transferência internacional de dados, inclusive quanto às cláusulas-padrão contratuais, e adota as providências de adequação aplicáveis.

16.5. Os titulares poderão obter informações adicionais sobre as transferências internacionais realizadas, incluindo as categorias de dados envolvidas e os países de destino, por meio do canal do Encarregado.

Capítulo XVII — Segurança da informação e incidentes

17.1. A StarMind adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e contra situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão indevida, nos termos do art. 46 da LGPD.

17.2. As medidas adotadas consideram a natureza dos dados tratados, o contexto e as finalidades do tratamento, os riscos envolvidos e os padrões de segurança aplicáveis, incluindo controle de acesso baseado em perfis e permissões, segregação lógica de dados entre Clientes, autenticação de usuários, registro de operações, criptografia para transmissão segura de dados, armazenamento privado de arquivos com acesso por links temporários, monitoramento e rotinas periódicas de backup.

17.3. No Portal de Documentos, adotam-se, entre outras medidas, links pessoais de alta aleatoriedade que não são armazenados em forma legível, confirmação de e-mail e CPF, limite de tentativas com bloqueio temporário, sessão de curta duração, invalidação do link anterior a cada reenvio e aceitação exclusiva de arquivos PDF.

17.4. A StarMind mantém registro das operações de tratamento de dados pessoais que realiza e poderá elaborar relatório de impacto à proteção de dados pessoais, nos termos dos arts. 37 e 38 da LGPD.

17.5. Ocorrendo incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a StarMind adotará as medidas cabíveis de contenção e mitigação e:

• quando atuar como controladora, comunicará a ANPD e os titulares afetados no prazo de 3 (três) dias úteis contados do conhecimento do incidente, na forma da regulamentação aplicável;
• quando atuar como operadora, comunicará o Cliente controlador no prazo de até 3 (três) dias úteis contados do conhecimento do incidente, com as informações disponíveis para que o Cliente possa cumprir as obrigações de comunicação à ANPD e aos titulares que lhe competem nos termos do art. 48 da LGPD, prestando-lhe a colaboração razoável.

17.6. Incidentes originados no ambiente do Cliente — como compartilhamento ou comprometimento de credenciais, atos de usuários autorizados, envio de dados a destinatários incorretos, exportações, impressões, cópias, dispositivos ou sistemas do Cliente e integrações por ele autorizadas — são de responsabilidade do Cliente, cabendo à StarMind colaborar na medida do que estiver sob sua administração.

17.7. Por razões de segurança da informação, a StarMind não divulga publicamente detalhes como topologia de infraestrutura, credenciais, procedimentos internos de recuperação, mecanismos de autenticação ou demais informações que possam aumentar o risco de segurança da plataforma.

17.8. Nenhum sistema de tecnologia, infraestrutura em nuvem ou serviço de telecomunicações está absolutamente livre da possibilidade de falhas. As medidas descritas neste Capítulo destinam-se a reduzir riscos, não constituindo garantia absoluta de inviolabilidade.

Capítulo XVIII — Retenção e eliminação de dados

18.1. Os dados pessoais são conservados pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades para as quais foram coletados, observados os prazos legais aplicáveis e os limites abaixo:

• Mídia bruta de entrevistas — áudio, vídeo, quando habilitado, e transcrição integral: 6 (seis) meses, contados da realização da entrevista.
• Perfil estruturado — dados cadastrais, currículo, respostas, resultados, notas, indicadores, resumos e análises comportamentais, inclusive os mantidos no Banco de Talentos: 24 (vinte e quatro) meses, contados da última interação do titular com as aplicações.
• Documentos da Etapa de Documentos — cópias e números informados: pelo prazo de guarda definido pelo Cliente, entre 30 (trinta) dias e 5 (cinco) anos, com padrão de 180 (cento e oitenta) dias, contados do envio pelo titular ou, se não houver envio, da solicitação, com eliminação automática ao término.
• Links de acesso ao Portal de Documentos — pela validade definida pelo Cliente, entre 1 (uma) e 168 (cento e sessenta e oito) horas, com padrão de 12 (doze) horas.
• Arquivos de exportação gerados na plataforma — disponíveis para download por prazo limitado, com padrão de 24 (vinte e quatro) horas, e eliminados automaticamente do armazenamento após esse prazo.
• Registros operacionais de tarefas e envios — 30 (trinta) dias após a conclusão da tarefa.
• Registros de acesso — logs de aplicação e de infraestrutura, inclusive do Portal de Documentos: 6 (seis) meses, em cumprimento ao art. 15 da Lei nº 12.965/2014, podendo ser conservados por prazo superior quando exigido por autoridade competente ou para exercício regular de direitos.
• Dados de contato para avisos de vagas: até a revogação do consentimento pelo titular ou o descadastramento.
• Dados contratuais, financeiros e fiscais: 5 (cinco) anos contados do encerramento da relação contratual, ou pelo prazo superior exigido pela legislação aplicável.

18.2. Os prazos previstos no item 18.1 aplicam-se como padrão e podem ser configurados pelo Cliente nas funcionalidades que assim o permitam, ficando sempre limitados à vigência do contrato celebrado com a respectiva empresa contratante. A definição de prazo diverso do padrão é instrução do Cliente controlador, que responde por sua adequação às finalidades e à legislação.

18.3. Quando o Cliente excluir o registro de um candidato no Painel Administrativo, a StarMind eliminará do ambiente operacional, de forma irreversível, os dados e arquivos vinculados a esse registro — como currículo, gravações, relatórios e documentos da Etapa de Documentos —, ressalvados os arquivos ainda referenciados por outro registro do mesmo Cliente. Cabe ao Cliente exportar previamente o que precise conservar.

18.4. Quanto aos dados tratados pela StarMind na qualidade de operadora, a regra geral de conservação é a seguinte: os dados são mantidos durante a vigência do contrato celebrado com o respectivo Cliente, observados os prazos acima, e, após o seu término, rescisão ou cancelamento, por prazo máximo de 6 (seis) meses, destinado a viabilizar o encerramento operacional, a conclusão de eventuais pendências de faturamento e auditoria e o atendimento de solicitações remanescentes.

18.5. O prazo de 6 (seis) meses previsto no item 18.4 constitui limite máximo e varia conforme as condições contratuais de cada Cliente, podendo ser inferior quando assim estabelecido no respectivo instrumento contratual. Havendo previsão contratual específica, prevalecerá o prazo nela estabelecido, observados os prazos de conservação exigidos por obrigação legal ou regulatória.

18.6. Durante a vigência do contrato e até a eliminação dos dados, o Cliente dispõe, por meio do Painel Administrativo e dos usuários que designar como administradores, de funcionalidade de exportação dos dados sob sua responsabilidade. A não exportação dentro dos prazos não gera, para a StarMind, obrigação de conservação adicional.

18.7. A eliminação antecipada poderá ser solicitada por escrito pelo Cliente contratante a qualquer momento, hipótese em que será executada em até 30 (trinta) dias contados da solicitação.

18.8. A conservação de dados após os prazos previstos neste Capítulo somente ocorrerá nas hipóteses do art. 16 da LGPD: cumprimento de obrigação legal ou regulatória, estudo por órgão de pesquisa com anonimização, transferência a terceiro observados os requisitos legais, ou uso exclusivo do controlador com dados anonimizados.

18.9. A eliminação será realizada de forma segura, alcançando os ambientes operacionais e, observados os ciclos técnicos de rotação, as cópias de segurança mantidas nos termos das rotinas de backup. Cópias mantidas pelo Cliente fora da plataforma não são alcançadas pela eliminação, nos termos do item 13.13.

Capítulo XIX — Site institucional, portais e cookies

19.1. Os itens 19.2 a 19.6 aplicam-se ao site institucional (starmindai.ai) e ao Portal de Vagas (vagas.starmindai.ai), ambientes nos quais a StarMind atua como controladora.

19.2. Cookies são pequenos arquivos armazenados no dispositivo do usuário que permitem reconhecer o navegador, manter sessões ativas e medir a utilização das páginas. A StarMind utiliza as seguintes categorias:

• Necessários — indispensáveis ao funcionamento das páginas, à manutenção de sessão, à autenticação, à segurança e ao registro das próprias preferências de cookies. Não dependem de consentimento, por serem essenciais à prestação do serviço solicitado pelo usuário.
• Desempenho e análise — permitem medir audiência, entender a navegação e aprimorar o conteúdo e a usabilidade das páginas. Dependem de consentimento.
• Marketing e publicidade — permitem mensurar o resultado de campanhas publicitárias e a atribuição de conversões dos anúncios que direcionam usuários ao site e ao Portal de Vagas. Dependem de consentimento.

19.3. As categorias de desempenho e análise e de marketing e publicidade envolvem tecnologias fornecidas por terceiros, incluindo provedores de mensuração de anúncios e de análise de audiência. Tais tecnologias somente são carregadas após manifestação de consentimento do usuário.

19.4. Ao acessar o site institucional ou o Portal de Vagas, o usuário visualiza um aviso de cookies que permite aceitar todos, recusar todos ou personalizar sua escolha por categoria. Nenhum cookie não essencial é ativado antes da escolha, e o fechamento do aviso sem escolha não equivale a aceitação. A recusa não impede a navegação nem o acesso a qualquer conteúdo.

19.5. A escolha do usuário é registrada no próprio dispositivo e replicada aos subdomínios de starmindai.ai por meio de cookie de primeira parte de caráter necessário, de modo que a manifestação realizada em um ambiente seja respeitada nos demais. O registro tem validade de 6 (seis) meses, após o que a escolha será novamente solicitada, bem como sempre que houver alteração relevante nas tecnologias utilizadas.

19.6. O usuário pode alterar ou revogar sua escolha a qualquer momento, de forma tão simples quanto a manifestação original, por meio do painel de Preferências de Cookies disponível no rodapé das páginas, bem como por meio das configurações do seu navegador, hipótese em que algumas funcionalidades poderão ser afetadas.

19.7. As aplicações do ecossistema SophIA — entrevistas, avaliação, Painel Administrativo, API e Portal de Documentos — utilizam exclusivamente cookies necessários, destinados à autenticação, à manutenção de sessão e à segurança. No Portal de Documentos, utiliza-se apenas um cookie de sessão protegido, com duração máxima de 2 (duas) horas e nunca superior à validade do link. Não são utilizados cookies de publicidade, de rastreamento comportamental ou de mensuração de campanhas nos ambientes em que são tratados os dados dos candidatos e demais titulares dos processos dos Clientes.

19.8. No Portal de Vagas, os únicos dados pessoais coletados diretamente pela StarMind são o endereço de e-mail informado voluntariamente pelo usuário que deseje receber avisos de novas vagas e os dados de navegação descritos neste Capítulo. Ao clicar em uma oportunidade para participar de um processo, o usuário é direcionado à aplicação de entrevistas, cujo tratamento observa os demais Capítulos desta Política.

Capítulo XX — Comunicações e marketing

20.1. A StarMind poderá enviar comunicações institucionais e comerciais, incluindo conteúdos, novidades, convites, ofertas e campanhas relativas a seus próprios produtos e serviços.

20.2. O envio de avisos de novas vagas a usuários cadastrados no Portal de Vagas fundamenta-se em consentimento, manifestado no momento do cadastro para essa finalidade específica, e pode ser revogado a qualquer tempo.

20.3. As demais comunicações institucionais e comerciais dirigidas a titulares que interagiram com a StarMind fundamentam-se em legítimo interesse, observados os limites da expectativa razoável do titular, e são acompanhadas de mecanismo de descadastramento em todas as mensagens enviadas.

20.4. O titular pode, a qualquer momento e de forma gratuita, opor-se ao recebimento de comunicações, por meio do link de descadastramento presente nas mensagens ou do canal do Encarregado. Atendida a oposição, a StarMind mantém registro mínimo necessário exclusivamente para assegurar que novas comunicações não sejam enviadas.

20.5. A StarMind não envia comunicações comerciais a titulares menores de 18 anos, não utiliza dados de candidatos dos processos dos Clientes nem os documentos da Etapa de Documentos para marketing e não condiciona a participação em qualquer processo seletivo ou de avaliação à aceitação do recebimento de comunicações.

20.6. As comunicações dirigidas aos titulares no âmbito de um processo seletivo específico — convites, instruções, solicitações de documentos, avisos operacionais e retornos — não constituem comunicação de marketing, são enviadas em nome do Cliente e decorrem da execução do processo por ele conduzido.

Capítulo XXI — AI Customer Service

21.1. O AI Customer Service é a solução de atendimento ao cliente por Inteligência Artificial disponibilizada pela StarMind às empresas contratantes, operando por meio de canais de texto, incluindo aplicativos de mensagens e assistente conversacional em sítios eletrônicos das próprias contratantes.

21.2. Nessa solução, a empresa contratante é a controladora dos dados pessoais dos seus clientes, consumidores e demais pessoas atendidas, cabendo a ela definir as finalidades do atendimento, o conteúdo das bases de conhecimento utilizadas e as informações prestadas aos titulares. A StarMind atua como operadora.

21.3. São tratados, no âmbito do atendimento, os dados fornecidos pelo próprio titular durante a conversa, tais como nome, dados de contato, identificadores de pedido ou de contrato e o conteúdo textual das mensagens trocadas, além dos registros técnicos necessários à operação e à segurança do serviço.

21.4. A solução não realiza gravação de áudio ou de vídeo e não realiza qualquer tratamento de dados biométricos.

21.5. Aplicam-se ao AI Customer Service, no que couber, as disposições desta Política relativas a bases legais, segurança da informação, incidentes, suboperadores, transferência internacional, direitos dos titulares, utilização de Inteligência Artificial e responsabilidades do Cliente.

21.6. Solicitações de titulares relativas a atendimentos realizados por meio dessa solução devem ser dirigidas à empresa contratante responsável pelo atendimento. Recebidas pela StarMind, serão encaminhadas nos termos do item 10.5.

Capítulo XXII — Responsabilidades do Cliente contratante

22.1. O Cliente contratante, na qualidade de controlador, é responsável por:

• definir as finalidades e os critérios dos processos que conduz por meio das aplicações, bem como todas as decisões deles decorrentes, inclusive as de contratar ou não contratar;
• assegurar que exista base legal adequada para cada tratamento que determina, documentando-a, inclusive quanto a dados sensíveis, dados de adolescentes, documentos solicitados e dados que insere na plataforma;
• prestar aos titulares as informações exigidas pela legislação a respeito dos tratamentos sob seu controle, inclusive por meio de sua própria política de privacidade;
• na Etapa de Documentos: decidir quais documentos solicitar observando os princípios da finalidade, adequação e necessidade; não solicitar documentos ou informações vedados pela legislação ou que possam implicar discriminação; não utilizar documentos personalizados para coletar dados sensíveis ou dados de terceiros; definir prazos de guarda adequados; conferir a autenticidade e a validade dos documentos recebidos; e conservar em seus próprios sistemas os documentos que precise manter por obrigação legal;
• responder por todas as comunicações, compromissos e expectativas que estabeleça com os titulares, inclusive em relação a contratação, admissão, prazos e condições de trabalho, de prestação de serviços ou de fornecimento;
• garantir a origem lícita dos currículos, listas de contatos e demais dados que inserir na plataforma, bem como a existência de base legal para contatar os titulares por e-mail ou aplicativo de mensagens;
• administrar adequadamente os usuários autorizados, os perfis de acesso, a visibilidade e as permissões concedidas no Painel Administrativo, respondendo pelos atos praticados por esses usuários;
• proteger as credenciais de acesso e comunicar imediatamente qualquer suspeita de comprometimento;
• utilizar os dados e documentos obtidos por meio das aplicações exclusivamente para as finalidades do respectivo processo;
• responder pela guarda, segurança e eliminação dos dados e documentos que exportar, baixar, imprimir, copiar ou transferir para fora da plataforma;
• responder pelas integrações, sistemas, assistentes de Inteligência Artificial e contas de redes sociais que conectar à sua conta, e pelo tratamento realizado por esses terceiros;
• responder às solicitações de titulares relativas às decisões e aos tratamentos sob seu controle, inclusive as encaminhadas pela StarMind nos termos do item 10.5;
• não utilizar as avaliações produzidas pela plataforma como critério único e automatizado de eliminação de titulares, em observância ao Capítulo XI;
• comunicar à StarMind, sem demora, qualquer incidente de segurança de que tenha conhecimento envolvendo dados tratados por meio das aplicações, e realizar as comunicações à ANPD e aos titulares que lhe competem como controlador.

22.2. A StarMind permanece responsável pelas configurações, integrações, aplicações e demais elementos que estejam diretamente sob sua administração e controle, nos limites do Capítulo XXIII.

Capítulo XXIII — Limites da atuação e da responsabilidade da StarMind

23.1. Nas atividades em que atua como operadora, a StarMind responde nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD, isto é, quando descumprir as obrigações da legislação de proteção de dados ou quando não seguir as instruções lícitas do Cliente controlador, observadas as hipóteses de exclusão de responsabilidade previstas no art. 43 da LGPD, entre elas a de que o dano decorre de culpa exclusiva do titular ou de terceiro.

23.2. Considerando a repartição de papéis descrita nesta Política, a StarMind não é responsável, entre outros:

• pelas decisões tomadas pelo Cliente em seus processos, inclusive a de solicitar documentos, a de contratar ou não contratar e os critérios utilizados para tanto;
• pela escolha, pela necessidade e pela licitude dos documentos e dados solicitados pelo Cliente, inclusive documentos personalizados;
• pelo conteúdo de vagas, requisitos, mensagens, modelos, retornos e publicações definidos ou aprovados pelo Cliente;
• pela origem dos dados inseridos pelo Cliente e pelo contato realizado com base neles;
• pela autenticidade, veracidade, validade ou titularidade dos documentos e informações fornecidos pelos titulares;
• pelo uso, guarda ou eliminação de dados e documentos fora da plataforma, após exportação, download, impressão, cópia ou transferência pelo Cliente;
• por atos de usuários autorizados do Cliente, inclusive o uso indevido de credenciais;
• pelo tratamento realizado por sistemas, assistentes, redes sociais e demais terceiros escolhidos e autorizados pelo Cliente;
• por quaisquer obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais ou contratuais relativas à relação entre o Cliente e o titular.

23.3. Aquele que reparar dano ao titular tem direito de regresso contra os demais responsáveis, na medida de sua participação no evento danoso, nos termos do art. 42, §4º da LGPD. A repartição de responsabilidades entre a StarMind e o Cliente, incluindo limites, garantias e direito de regresso, é regida pelo contrato celebrado entre as partes.

23.4. Nada nesta Política limita ou afasta direitos que a legislação assegura ao titular de forma irrenunciável.

Capítulo XXIV — Deveres do titular

24.1. Ao utilizar as aplicações, o titular compromete-se a:

• fornecer informações e documentos verdadeiros, atuais, completos e de sua própria titularidade, respondendo civil e criminalmente por informações ou documentos falsos ou adulterados;
• não enviar documentos ou dados pessoais de terceiros, salvo quando expressamente solicitados pelo Cliente e com autorização de quem de direito;
• não incluir, em respostas ou documentos, informações sensíveis ou excessivas que não tenham sido solicitadas;
• manter em sigilo o link pessoal recebido e os dados utilizados para confirmar sua identidade, não os compartilhando com terceiros;
• acessar as aplicações apenas por meio dos links recebidos dos canais oficiais e desconfiar de mensagens que solicitem senhas, pagamentos ou dados por outros meios — a StarMind nunca pede senhas nem cobra do candidato para participar de processos;
• dirigir à empresa contratante as dúvidas sobre o processo, os documentos solicitados e as decisões tomadas.

Capítulo XXV — Alterações desta Política e disposições finais

25.1. A StarMind poderá modificar esta Política de Privacidade a qualquer momento, especialmente para adaptá-la a alterações legislativas ou regulatórias, à evolução tecnológica das aplicações, à inclusão de novas funcionalidades ou à modificação ou descontinuação de serviços.

25.2. A versão vigente permanecerá publicada neste endereço, acompanhada do respectivo número de versão e data de atualização. A publicação da nova versão constitui o meio oficial de divulgação das alterações.

25.3. Sempre que houver alterações relevantes, os titulares e Clientes poderão também ser informados por comunicação eletrônica, pelo Painel Administrativo, por notificações nas aplicações ou por outros meios razoáveis de notificação.

25.4. Recomenda-se a consulta periódica a esta página. Contratos que façam referência a esta Política reportam-se, salvo disposição em contrário, à versão vigente na data de sua celebração.

Histórico de versões

Disposições finais

25.5. Esta Política é regida e interpretada de acordo com a legislação brasileira, especialmente a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).

25.6. A eventual invalidade de qualquer disposição desta Política não afetará as demais, que permanecerão em pleno vigor.

25.7. Fica eleito o foro da Comarca de Jundiaí, Estado de São Paulo, para dirimir controvérsias decorrentes desta Política, sem prejuízo do foro legalmente assegurado ao titular de dados quando a legislação aplicável lhe garantir prerrogativa diversa.

25.8. Dúvidas, solicitações e reclamações relativas a esta Política devem ser dirigidas ao Encarregado, pelo e-mail [email protected].

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